מתכננים אירוע חברה ואתם מרגישים חוסר וודאות לגבי מספר המשתתפים שיגיעו? אם אתם מפיקים כנס מקצועי ואתם רוצים להבטיח שכל המוזמנים החשובים אכן יגיעו, או רוצים לתכנן את האטרקציות המקום והדוכנים בהתאם, יש היום פתרון פשוט. שירות אישורי הגעה לאירוע, המהווה פתרן אולטימטיבי שמשלב בין יעילות תפעולית לבין הקשר האישי עם המוזמנים שלכם. כך תדעו שהאירוע יהיה מתוקתק ויתנהל בצורה חלקה כבר מהרגע הראשון.
חוויית האורח מתחילה הרבה לפני האירוע
הרושם הראשוני שאתם יוצרים אצל האורחים שלכם אינו מתחיל בכניסה לאולם האירועים או בפתיחת הכנס. הוא מתחיל בשיחת הטלפון האישית לאישור ההגעה. זוהי ההזדמנות הראשונה שלכם ליצור חיבור אישי, להעביר מסר של מקצועיות ולהראות למוזמנים שאתם מייחסים חשיבות לנוכחותם.
הצוות המיומן שלנו מתמחה ביצירת שיחות אישיות ומקצועיות, המשלבות אדיבות עם יעילות. אנו מתאימים את סגנון השיחה לאופי האירוע ולתרבות הארגונית שלכם, ומוודאים שכל מוזמן מרגיש רצוי ומוערך. כך, עוד לפני שהאורחים דורכים במקום האירוע, הם כבר חווים את האכפתיות והמקצועיות שמאפיינות את הארגון שלכם.
ניהול מדויק של כמות המשתתפים
אחד האתגרים הגדולים בהפקת אירועים הוא התכנון הלוגיסטי. כמה מנות להזמין? כמה מקומות ישיבה לסדר? כיצד לתכנן את פריסת האולם? כל אלה הן שאלות שהתשובה להן תלויה בדבר אחד: מספר המשתתפים הצפוי.
שירותי אישורי הגעה לאירוע שלנו מספקים לכם מידע מדויק ועדכני על מספר המשתתפים הצפוי. אנו מנהלים מעקב שיטתי אחר האישורים, הביטולים והשינויים, ומעדכנים אתכם בזמן אמת. כך, אתם יכולים לתכנן את האירוע בצורה מדויקת יותר, להימנע מבזבוז משאבים ולהבטיח שלכל אורח יהיה מקום.
בנוסף, המערכת שלנו מאפשרת לכם לנהל ביעילות את רשימת ההמתנה. כאשר מוזמן מבטל את השתתפותו, אנו יכולים מיד ליצור קשר עם המועמד הבא ברשימה ולהציע לו את המקום שהתפנה. כך, אתם מוודאים שהאירוע שלכם תמיד מלא בדיוק במספר האנשים שתכננתם.
אישורי הגעה לאירוע – פתרונות בהתאמה אישית לכל סוג אירוע
אנו מבינים שלא כל אירוע דומה למשנהו. אירוע תאגידי שונה מכנס מקצועי, וטקס פרסים שונה מערב גיבוש עובדים. לכן, אנו מציעים מגוון פתרונות בהתאמה אישית לצרכים הספציפיים של האירוע שלכם:
אנו מציעים טיפול VIP לאורחים מיוחדים עם שירות מותאם אישית, כולל שיחות מנציגים בכירים, אפשרויות הסעה מיוחדות ותשומת לב אישית לפרטים הקטנים שחשובים להם. מעבר לאישור הראשוני, אנו מספקים תזכורות חכמות בעיתוי אסטרטגי לפני האירוע, הכוללות מידע שימושי כמו הנחיות הגעה, קוד לבוש או לוח זמנים מתוכנן.
אנו מעניקים לכם דוחות מפורטים המכילים לא רק את מספרי הנוכחים, אלא גם תובנות חשובות כמו סיבות ביטול, בקשות מיוחדות או משוב ראשוני שנאסף במהלך השיחות. הנציגים שלנו עוברים הכשרה מקיפה להכיר את התרבות הארגונית שלכם, המינוח המקצועי הרלוונטי והמסרים שחשוב לכם להעביר. כך, הם מהווים הרחבה אותנטית של צוות האירוע שלכם.
שירות אישורי ההגעה שלנו הוא הרבה יותר מאשר סימון V ברשימה. הוא חלק בלתי נפרד מחוויית האירוע הכוללת, וההזדמנות הראשונה שלכם להרשים את האורחים ולהבטיח את הצלחת האירוע.
צרו עמנו קשר עוד היום כדי לגלות איך שירותי אישורי ההגעה שלנו יכולים לשדרג את האירוע הבא שלכם ולהפוך אותו לחוויה בלתי נשכחת עבור המשתתפים שלכם – ואפילו עבורכם.
